Możemy, oczywiście, ręcznie wpisywać dane bibliograficzne publikacji korzystając z wbudowanego edytora. Nie jest to jednak specjalnie wygodne, a poza tym, żmudne (i można się pomylić). Ideałem byłaby możliwość automatycznego wypełniania bibliograficznej bazy danych.

I takie możliwości RefWorks oferuje.

Dostęp do wielu czasopism mamy elektroniczny, więc jest naturalne, że chcielibyśmy szybko i sprawnie przepisać informacje ze strony czasopisma. W tym celu można skorzystać ze „skryptozakładki” RefGrab-It. Dodaje się ją do paska zakładek w przeglądarce (podobnie jak dodaje się do ulubionych adresy stron WWW). Opisane jest to na stronach RefWorks. A następnie, przeglądając stronę na której spodziewamy się dostępnych metadanych „uruchamiamy ją”.

Weszliśmy na stronę czasopisma Archives of Civil and Mechanical Engineering i zainteresował nas artykuł „Performance analysis of Civil Engineering Journals based on the Web of Science® database”. Uznaliśmy że powołamy się na niego w opracowywanej publikacji. Trzeba zatem dane zapisać. Uruchamiamy RefGrab-It. Zaznaczamy artykuł i importujemy go do bazy danych.

Załóżmy, że przeglądając Internet natrafiliśmy na interesującą informację na blogu. Jest tam powołanie na ciekawy artykuł i wpis na kolejnym blogu. Wszystko jest na tyle interesujące, że będziemy chcieli powołać się na to. Tylko trzeba zanotować źródła. Jeżeli jest to dobry blog — może być to bardzo łatwe.

Posłużę się (prawem kaduka) moim wpisem na stronie katedralnej: Standardy prezentacji danych w publikacjach naukowych.
Uruchomimy tam RefGrab-It, które znajduje dane trzech dokumentów: wpisu, który czytamy, artykułu i innego wpisu na który się powołuję. Możemy wszystko to, za jednym zamachem, skopiować do bazy danych. (Niestety, aby było to możliwe, strona musi być odpowiednio przygotowana to znaczy udostępniać metadane omawianych publikacji. Nie ma takich stron zbyt wiele.)

W podobny sposób możemy zapisywać metadane znalezionych artykułów w bibliograficznych bazach danych (Scopus, Web of Knowledge,…), dobrych katalogach bibliotecznych, dobrych księgarniach (Amazon), wyszukiwarkach publikacji naukowych (Google Scholar) czy z dobrze zarządzanych stron gazet i czasopism. Wszystko zależy od tego, czy twórca serwisu przewidział taką możliwość.

RefWorks zapewnia równiez możliwość importu metadanych zapisanych w innych formatach.

Część pierwsza: Używamy menedżera cytowań – RefWorks.

Część druga: RefWorks — piszemy artykuł.