PowerPoint i Zoom

Jak wiadomo nie korzystam z programu Power Point. Jestem zdecydowanym zwolennikiem systemu LaTeX i beamera. Proste prezentacje przygotowuję korzystając z języka znaczników Markdown i programu pandoc do konwersji do PDF.

Ostatnio obsługiwałem dwie konferencje:

Obie były prowadzone z użyciem systemu Zoom. Zapewne nie wszyscy uczestnicy byli zaznajomieni z tym systemem. Ze zdziwieniem zauważyłem, że zwłaszcza trudno jest im udostępnić ekran prezentacji i bardzo często udostępniali ekran „edytora”.

W tradycyjnym układzie podłącza się rzutnik do komputera (laptopa) i dysponujemy dwoma „ekranami”: tym na komputerze i tym rzucanym przez rzutnik.

System operacyjny na ogół pozwala wybrać tryb pracy:

  1. ta sama zawartość na obu ekranachalbo
  2. dwa monitory.

W drugim przypadku Power Point pozwala na wyświetlenie prezentacji na rzutniku i wyświetlanie notatek na ekranie monitora. Gdy nie ma notatek, możemy zobaczyć aktualny slajd i slajd następny.

Rzecz cała gmatwa się dla podczas korzystania z Zooma w przypadku gdy nie ma rzutnika albo gdy mamy dwa monitory podłączone do komputera.

W pewnym sensie najprostszym rozwiązaniem może być eksport prezentacji do formatu PDF i wyświetlanie (i udostępnianie) okna przeglądarki PDF. Niestety w tym przypadku mogą zniknąć pewne możliwości oferowane rzez PowerPoint.

Zoom Help Center udostępnia artykuł na ten temat: Screen sharing a PowerPoint presentation. Najlepiej przetestować to w praktyce, ja postaram się pokrótce proponowane rozwiązania omówić (nie jestem w stanie — wobec braku komputera z Windowsem i PowerPointa — dokładniej tego opisać.)

Strona rozpatruje trzy sytuacje:

  • dwa monitory, na jednym pokaz slajdów, na drugim widok dla prelegenta
  • pojedynczy monitor i pokaz slajdów w okienku
  • pojedynczy monitor i pokaz prezentacji na pełnym ekranie.

Pokrótce omówię (za helpem) te trzy sytuacje. Zalecam jedna (gdy pojawiają się kłopoty) zaaranżować szybkie spotkanie z kolegą/koleżanką i przetestować typowe ustawienie.

Dwa monitory, na jednym pokaz slajdów, na drugim widok dla prelegenta

  1. Otwórz w PowerPoint prezentację, którą zamierzasz prezentować.
  2. Rozpocznij albo przyłącz się do spotkania Zoom
  3. Naciśnij zielony guzik 
  4. Wybierz podstawowy monitor i kliknij Share Screen
  5. Podczas udostępniania ekranu, przełącz PowePoint do trybu prezentacji klikając w jedną z ikonek  na zakładce Prezentacja.
  6. Widok prelegenta dostępny będzie na drugim monitorze.
  7. Jeżeli udostępniłeś niewłaściwy monitor w PowerPoincie przełącz monitory (zrzut ekranu z angielskiej wersji PP) 

Pojedynczy monitor z prezentacją w okienku

Po pierwsze trzeba przestawić program PowerPoint w tryb, w którym będzie pokazywał prezentację w oknie (a nie w trybie pełnoekranowym). Udostępnianie okna może być w pewnych sytuacjach prostsze: nie mamy dwu monitorów, a chcemy korzystać, na przykład, z przygotowanych informacji dla prelegenta.

  1. Otwórz plik z prezentacją.
  2. Na pasku Slide Show kliknij Ustawienia prezentacji: 
  3. Tam wybierz Prezentacja w indywidualnym oknie
  4. Przełącz się w tryb prezentacji (wybierając Od początku albo Od bieżącego slajdu)
  5. W Zoom rozpocznij albo przyłącz się do spotkania (akcja nie jest potrzebna gdy już jesteć uczestnikiem spotkania)
  6. Udostępnij okno z prezentacją PowerPoint

Pojedynczy monitor z prezentacją w trybie pełnoekranowym

  1. Otwórz plik z prezentacją
  2. Przyłącz się do spotkania Zoom
  3. Kliknij Udostępnianie ekranu
  4. Wybierz monitor i udostępnij go
  5. Udostępniając ekran przełącz się do PowerPoint1
  6. Rozpocznij prezentację albo od bieżącego slajdu, albo od początku.