Na stronach Biuletynu eBIP pojawiło się oświadczenie Kwestor Politechniki Wrocławskiej Pani Alicji Maniak w sprawie rozliczania opłat za konferencje zagraniczne.
Według obowiązujących przepisów rozliczenie opłat może nastąpić wyłącznie na podstawie oryginału faktury (invoice) wystawionej na Politechnikę Wrocławską. Poniżej zamieszczamy tekst całego oświadczenia.
Uprzejmie informuję, że w rozumieniu ustawy o rachunkowości oraz szczególnych ustaw podatkowych podstawowym dokumentem rozliczającym dokonanie transakcji jest oryginalna faktura. Rozliczenie opłat konferencyjnych nie jest wyłączone z tych przepisów.
Zgodnie z art. 22(3)(a) VI Dyrektywy UE , każdy podatnik świadczący usługi na rzecz innego podatnika zobowiązany jest do wystawienia faktury lub zapewnienia, iż fakturę wystawi trzecia osoba w jego imieniu i na jego rzecz. Natomiast przepisy art.22 (3) (a) akapit pierwszy cytowanej Dyrektywy stanowią , iż w przypadku osób fizycznych obowiązek wystawienia faktur dotyczy tylko niektórych rodzajów wewnątrzwspólnotowych dostaw. Mogą zatem rodzić się nieporozumienia kiedy pracownik Uczelni prosi o fakturę nie zaznaczając, że ma być wystawiona dla osoby prawnej jaką jest Politechnika Wrocławska, a nie na osobę fizyczną (imię i nazwisko).
Szczególnym przypadkiem jest dokonanie zapłaty przez pracownika własną kartą kredytową.
Proszę zatem aby pracownicy Uczelni uzyskiwali faktury wystawione na Politechnikę Wrocławską jako podatnika (nie imienne). Nie są uznawane za koszt podatnika (Uczelni) faktury, które nie zawierają podstawowego minimum jakim są dane zgodne z art. 22(3)(b) VI Dyrektywy, w szczególności nazwy podmiotu (Politechnika Wrocławska). Nie mogą też być uznawane za poniesienie kosztu, potwierdzenia przyjęcia wpłaty. Jakiekolwiek nieścisłości lub odstępstwa od obowiązującej formy rozliczeń, winny być wyjaśnione i uzyskać akceptację, w ramach posiadanych uprawnień i odpowiedzialności przez Kwestora, a w sprawach szczególnych przez Rektora.
Mam nadzieję, że powyższe wyjaśnienie jest odpowiedzią na zgłaszane wątpliwości i zostanie przyjęte ze zrozumieniem . W razie dalszych pytań proszę o zgłaszanie się do kompetentnych pracowników Kwestury.
Z poważaniem –
K w e s t o r
mgr inż. Alicja Maniak
(Na podstawie eBIP: http://www.pwr.wroc.pl/ebip/index.php?id=943)